KSeF zmienia sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Czy w związku z tym nadal trzeba wystawiać duplikat faktury, gdy dokument zostanie zgubiony lub zniszczony?
W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawionej i otrzymanej przez KSeF – co do zasady NIE.
Dlaczego?
– Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
– KSeF służy m.in. do przechowywania faktur, dlatego w przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentu nabywca może ponownie uzyskać do niego dostęp.
– W takiej sytuacji sprzedawca nie wystawia duplikatu – fakturę można ponownie pobrać z KSeF.
Ale są wyjątki!
Nie wszystkie faktury są udostępniane nabywcy bezpośrednio przez KSeF. Dotyczy to m.in. określonych transakcji zagranicznych oraz sytuacji, gdy nabywcą jest np. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
W takich przypadkach faktura może być udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Jeżeli taka faktura ustrukturyzowana zostanie zniszczona lub zagubiona, podatnik – na wniosek nabywcy – ponownie ją udostępnia, oznaczając ją kodem QR.
A co z fakturami elektronicznymi i papierowymi?
W przypadku ich zagubienia lub zniszczenia przepisy nadal przewidują możliwość ponownego udostępnienia lub ponownego wystawienia dokumentu.
Co ważne, ponownie wystawiona faktura:
– zawiera datę wystawienia,
– może zawierać oznaczenie „DUPLIKAT”.
Najważniejszy wniosek:
KSeF ogranicza potrzebę wystawiania duplikatów, ponieważ faktura ustrukturyzowana jest przechowywana w systemie i można uzyskać do niej ponowny dostęp.
Zanim wystawisz duplikat – sprawdź, czy faktura znajduje się w KSeF.
