Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, a jednocześnie jeden z najczęściej kontrolowanych elementów dokumentacji pracowniczej 
Jej prawidłowe prowadzenie ma kluczowe znaczenie nie tylko dla rozliczenia czasu pracy, ale także dla ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.
Od 1 stycznia 2019 r. ewidencja czasu pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej i musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.
Co powinna zawierać prawidłowa ewidencja czasu pracy?
– liczbę przepracowanych godzin w każdej dobie
– godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
– godziny pracy w porze nocnej
– godziny nadliczbowe
– dyżury – z podaniem godzin oraz miejsca ich pełnienia
– dni wolne od pracy wraz z podstawą ich udzielenia (np. dzień wolny za pracę w niedzielę)
– zwolnienia od pracy – z podaniem podstawy prawnej i wymiaru
– inne usprawiedliwione nieobecności oraz nieobecności nieusprawiedliwione
Tak szczegółowe dane pozwalają m.in. kontrolować przestrzeganie przepisów o dobie pracowniczej oraz zapewnić pracownikom prawo do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Dla wybranych grup pracowników (m.in. objętych zadaniowym czasem pracy, kadry zarządzającej czy osób z ryczałtem za nadgodziny lub pracę w nocy) możliwe jest prowadzenie ewidencji w formie uproszczonej.
Uwaga! Uproszczenie nie oznacza braku ewidencji – nadal trzeba wykazywać dni wolne, zwolnienia i nieobecności.
Forma prowadzenia ewidencji
Pracodawca może wybrać formę:
– papierową – z odpowiednim zabezpieczeniem dokumentów
– elektroniczną – spełniającą wymagania określone w przepisach
Jak długo przechowywać ewidencję?
– przez cały okres zatrudnienia pracownika
– oraz 10 lat po zakończeniu stosunku pracy
Brak ewidencji czasu pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować karą grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł
Rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy to:
– bezpieczeństwo prawne pracodawcy
– przejrzyste zasady dla pracowników
– mniejsze ryzyko sporów i kar podczas kontroli
