Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych funkcjonuje w polskim porządku prawnym od 1 stycznia 2022 roku. Wprowadzone regulacje wzbudziły wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, w szczególności w zakresie tego, czy każda firma musi posiadać terminal płatniczy. Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku kluczowych czynników.
Płatności bezgotówkowe a instrument płatniczy
Zgodnie z art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić możliwość zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym faktycznie wykonuje działalność gospodarczą. Przepisy nie ograniczają się wyłącznie do lokalu przedsiębiorstwa – obejmują również sprzedaż poza lokalem czy świadczenie usług w pojazdach wykorzystywanych do transportu.
Warto podkreślić, że ustawowa definicja instrumentu płatniczego jest szeroka. Obejmuje ona nie tylko terminale płatnicze i płatności kartą, ale także przelewy bankowe, płatności mobilne czy system BLIK. Oznacza to, że samo zapewnienie możliwości zapłaty bezgotówkowej nie musi automatycznie wiązać się z koniecznością zakupu terminala.
Kogo dotyczy obowiązek zapewnienia płatności bezgotówkowych
Nie każdy przedsiębiorca jest objęty omawianym obowiązkiem. Kluczowe znaczenie ma tutaj kwestia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, wówczas nie stosuje się wobec niego również obowiązku zapewnienia płatności bezgotówkowych. Natomiast podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej muszą umożliwić klientom zapłatę przy użyciu instrumentu płatniczego.
Branże objęte obowiązkiem bez wyjątków
Rozporządzenie Ministra Finansów wskazuje grupy działalności, które nie mogą skorzystać ze zwolnień z kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotów. Do tej kategorii należą m.in. usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, naprawa pojazdów silnikowych, wymiana opon, badania techniczne pojazdów oraz usługi mycia i czyszczenia samochodów.
W przypadku tych branż obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest bezwzględny, a tym samym powstaje również obowiązek zapewnienia klientom możliwości zapłaty bezgotówkowej. Przedsiębiorca może jednak samodzielnie zdecydować, jaki instrument płatniczy będzie stosował.
Konsekwencje braku płatności bezgotówkowych
Choć ustawodawca zrezygnował z wprowadzenia bezpośredniej kary finansowej za brak integracji kasy z terminalem płatniczym, nie oznacza to braku sankcji. Przepisy ustawy o VAT przewidują istotne konsekwencje podatkowe dla przedsiębiorców, którzy nie realizują obowiązku zapewnienia płatności bezgotówkowych.
W praktyce może to oznaczać utratę prawa do przyspieszonego zwrotu VAT w terminie 25 dni, a także czasowe pozbawienie możliwości rozliczania podatku w systemie kwartalnym. Skutki te mogą mieć realny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.
Ulga podatkowa na terminal płatniczy
Dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na wdrożenie płatności kartą, ustawodawca przewidział zachętę podatkową. Wydatki związane z zakupem terminala płatniczego oraz obsługą transakcji mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania w podatku dochodowym.
Wysokość ulgi zależy od statusu podatnika i może wynosić do 2500 zł rocznie. Rozwiązanie to ma na celu wsparcie przedsiębiorców w procesie cyfryzacji płatności oraz upowszechniania obrotu bezgotówkowego.
Podsumowanie
Aktualne przepisy nie nakładają na wszystkich przedsiębiorców bezwzględnego obowiązku posiadania terminala płatniczego. Kluczowe znaczenie ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej oraz zapewnienie klientom co najmniej jednego instrumentu płatniczego umożliwiającego zapłatę bezgotówkową. Właściwa analiza sytuacji przedsiębiorcy pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów i jednocześnie spełnić wymogi ustawowe.