Wdrożenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wśród przedsiębiorców liczne pytania dotyczące odpowiedzialności za ewentualne błędy. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, jakie kary mogą zostać nałożone za niewypełnienie obowiązków wynikających z przepisów oraz czy przewidziano okres adaptacyjny dla firm. To szczególnie istotne, ponieważ KSeF stanowi nowy element systemu podatkowego, a nieprawidłowości w jego stosowaniu mogą skutkować dotkliwymi konsekwencjami finansowymi.
KSeF jako narzędzie do obsługi faktur ustrukturyzowanych
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jego funkcjonowanie zostało określone w ustawie o podatku od towarów i usług. KSeF odpowiada m.in. za:
- nadawanie i zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu,
- uwierzytelnianie podmiotów oraz weryfikację ich dostępu,
- wystawianie, odbiór i archiwizację faktur ustrukturyzowanych,
- nadawanie numerów identyfikacyjnych fakturom w systemie,
- kontrolę poprawności danych zawartych w dokumentach,
- informowanie o wystawieniu lub odrzuceniu faktury,
- obsługę sytuacji awaryjnych związanych z niedostępnością systemu.
Z KSeF mogą korzystać podatnicy, podmioty przez nich upoważnione, a także określone organy i osoby fizyczne działające na podstawie nadanych uprawnień.
Zakres obowiązków w KSeF
Obowiązek stosowania KSeF obejmuje przede wszystkim wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych (dla tych drugich obowiązek zacznie obowiązywać najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku).
Dotyczy to w szczególności:
- sprzedaży krajowej między przedsiębiorcami,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- eksportu towarów na rzecz firm,
- świadczenia usług na rzecz podmiotów gospodarczych.
Nie obejmuje natomiast m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów ani transakcji rozliczanych w procedurach szczególnych, takich jak VAT OSS czy VAT IOSS.
W praktyce wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania systemów księgowych, nadania odpowiednich uprawnień, przetestowania uwierzytelnienia oraz zapewnienia zgodności dokumentów z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Najczęstsze naruszenia obowiązków w KSeF
Nieprawidłowości, które mogą skutkować sankcjami, obejmują m.in.:
- błędne nadanie uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku,
- niezgodność faktury ze schemą systemową,
- brak wymaganych elementów, np. kodów QR,
- nieprzekazanie faktury do KSeF po ustaniu awarii systemu,
- inne uchybienia proceduralne związane z obsługą faktur ustrukturyzowanych.
Odpowiedzialność na gruncie przepisów
W przypadku naruszeń związanych z KSeF nie stosuje się przepisów Kodeksu karnego skarbowego w zakresie przestępstw i wykroczeń skarbowych. Oznacza to, że za niewypełnienie obowiązków nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego.
Jednocześnie kary pieniężne są nakładane na podstawie przepisów ustawy o VAT, z zastosowaniem procedur wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.
Kary pieniężne od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 roku organy podatkowe uzyskają możliwość nakładania kar finansowych za naruszenia obowiązków związanych z KSeF. Sankcje będą stosowane w przypadku, gdy podatnik:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF mimo obowiązku,
- wystawi dokument niezgodny z obowiązującym wzorem,
- nie prześle do systemu faktury wystawionej poza KSeF w wymaganym terminie.
Wysokość kary może wynieść:
- do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
- do 18,7% wartości należności ogółem – w przypadku faktur bez wykazanego VAT.
Decyzję o nałożeniu kary wydaje naczelnik urzędu skarbowego. Przy jej ustalaniu uwzględnia się m.in. wagę naruszenia, jego częstotliwość, działania podjęte przez podatnika oraz ewentualne korzyści osiągnięte w wyniku nieprawidłowości.
Skutki braku zgodności z KSeF
Faktura, która nie została wystawiona zgodnie z obowiązkiem lub nie została przekazana do KSeF, nie wywołuje skutków prawnych. Oznacza to, że:
- nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych,
- może zostać odrzucona przez kontrahenta,
- nie będzie akceptowana przez instytucje finansowe ani organy kontrolne.
W praktyce może to prowadzić do poważnych problemów z płynnością finansową przedsiębiorstwa, w tym do opóźnień w płatnościach lub ich całkowitego braku.
Podsumowanie
Niewypełnienie obowiązków na gruncie KSeF wiąże się z realnym ryzykiem sankcji finansowych oraz konsekwencji biznesowych. Kluczowe znaczenie ma więc odpowiednie przygotowanie organizacyjne i technologiczne, które pozwoli uniknąć błędów w dokumentacji księgowej. Wdrożenie prawidłowych procedur w zakresie faktur ustrukturyzowanych to nie tylko obowiązek, ale również element zabezpieczenia stabilności finansowej firmy.