Wdrożenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostało rozłożone w czasie, aby umożliwić podatnikom odpowiednie przygotowanie systemów księgowych oraz procedur wewnętrznych. Kryterium decydującym o terminie wdrożenia jest wartość sprzedaży osiągnięta przez podatnika. Takie rozwiązanie pozwala na stopniowe przejście na fakturowanie ustrukturyzowane, ograniczając ryzyko zakłóceń w bieżącej działalności gospodarczej.
Dodatkowo ustawodawca przewidział okres przejściowy, w ramach którego określona grupa podatników może nadal wystawiać faktury poza KSeF. Warunkiem jest nieprzekroczenie limitu sprzedaży wynoszącego 10 tys. zł miesięcznie. Mechanizm ten ma szczególne znaczenie dla podmiotów prowadzących działalność na niewielką skalę, umożliwiając im dostosowanie procesów księgowych do nowych obowiązków w sposób stopniowy i kontrolowany.
Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF został podzielony na dwa etapy:
- od 1 lutego 2026 roku – dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku,
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym również korzystających ze zwolnienia z VAT.
Takie rozróżnienie terminów umożliwia równomierne rozłożenie obciążenia wdrożeniowego zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.
Okres przejściowy i limit 10 tys. zł
Do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje rozwiązanie przejściowe dla podatników o niewielkiej skali działalności. W tym czasie możliwe jest wystawianie faktur elektronicznych lub faktur papierowych poza KSeF, pod warunkiem że miesięczna wartość sprzedaży (łącznie z podatkiem VAT), udokumentowana fakturami, nie przekroczy 10 tys. zł.
Jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży pozostaje na poziomie równym lub niższym niż wskazany limit, podatnik nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Uprawnienie to obowiązuje jednak wyłącznie do momentu przekroczenia progu – w którymkolwiek miesiącu w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku.
Przekroczenie limitu a obowiązek KSeF
Moment przekroczenia limitu 10 tys. zł ma istotne konsekwencje podatkowe. Faktura, która powoduje przekroczenie tego progu, musi zostać wystawiona już jako faktura ustrukturyzowana w KSeF. W praktyce oznacza to, że w trakcie jednego miesiąca podatnik może częściowo dokumentować sprzedaż poza systemem, a następnie – po przekroczeniu limitu – przejść na obowiązkowe e-fakturowanie.
Co istotne, przekroczenie limitu powoduje trwałą utratę prawa do wystawiania faktur poza KSeF. Podatnik nie może powrócić do wcześniejszej formy dokumentowania sprzedaży w kolejnych miesiącach okresu przejściowego. Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych ma w takim przypadku charakter definitywny.
Jak prawidłowo ustalić limit 10 tys. zł?
Kluczowe znaczenie ma właściwe określenie, które faktury należy uwzględnić przy ustalaniu limitu 10 tys. zł. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, do limitu wlicza się wyłącznie te faktury, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF.
Oznacza to, że:
- do limitu nie wlicza się sprzedaży ewidencjonowanej przy użyciu kas rejestrujących,
- nie uwzględnia się paragonów fiskalnych do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone,
- wyłączone są faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (faktury konsumenckie),
- nie bierze się pod uwagę sprzedaży na rzecz konsumentów, która nie została udokumentowana fakturą.
Do limitu należy natomiast zaliczyć wyłącznie te faktury, które – przy braku okresu przejściowego – musiałyby zostać wystawione w KSeF, czyli przede wszystkim transakcje objęte obowiązkiem fakturowania ustrukturyzowanego (np. B2B), dla których nie przewidziano żadnych wyłączeń.
Podsumowanie
Limit 10 tys. zł w 2026 roku nie obejmuje wszystkich dokumentów sprzedażowych, lecz jedynie faktury podlegające obowiązkowi wystawienia w KSeF. Prawidłowe ustalenie tego progu ma kluczowe znaczenie dla określenia momentu przejścia na obowiązkowe fakturowanie ustrukturyzowane.
Przekroczenie limitu w dowolnym miesiącu skutkuje koniecznością wystawiania faktur w KSeF już od dokumentu przekraczającego próg oraz trwałą utratą prawa do korzystania z faktur elektronicznych lub papierowych poza systemem. Dlatego właściwa analiza struktury sprzedaży i dokumentowania transakcji jest niezbędna dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia błędów w rozliczeniach.