Data sprzedaży a data wystawienia faktury to zagadnienie, które regularnie budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Różnice pomiędzy tymi pojęciami mają bezpośredni wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego zarówno w podatku dochodowym (PIT), jak i podatku od towarów i usług (VAT). Właściwe ustalenie tych dat jest kluczowe dla poprawnego rozliczenia podatków i uniknięcia błędów w ewidencji księgowej.
Poniżej wyjaśniamy, czym różni się data sprzedaży od daty wystawienia faktury oraz jak przepisy regulują moment powstania obowiązku podatkowego w PIT i VAT.
Data wystawienia faktury – podstawowa zasada
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Zasada ta dotyczy również:
- faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – na ich żądanie, jeżeli sprzedaż została udokumentowana paragonem,
- faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca ma określony termin na udokumentowanie transakcji, niezależnie od momentu zapłaty (z wyjątkiem szczególnych przypadków wskazanych w ustawie).
Warto także pamiętać, że jeżeli z jednym kontrahentem w danym miesiącu zawarto kilka transakcji, dopuszczalne jest wystawienie faktury zbiorczej, obejmującej wszystkie dostawy towarów lub wykonane usługi z tego okresu.
Data wystawienia faktury a KSeF
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się istotne rozróżnienie pomiędzy datą wskazaną przez podatnika a prawnym momentem wystawienia faktury.
W strukturze logicznej e-faktury (plik XML) data wskazana przez wystawcę znajduje się w polu P_1. Jest to data wygenerowania dokumentu w systemie finansowo-księgowym. Co istotne:
- wartość pola P_1 jest stałym elementem pliku,
- nie zmienia się niezależnie od momentu przesłania faktury do KSeF.
W praktyce oznacza to, że data wskazana w systemie księgowym nie zawsze będzie tożsama z momentem uznania faktury za wystawioną w rozumieniu przepisów o VAT. W dobie KSeF przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na techniczny i prawny aspekt wystawienia dokumentu.
Wystawianie faktury VAT – wyjątki od zasady ogólnej
Ustawa o VAT przewiduje liczne wyjątki od ogólnej zasady wystawiania faktur do 15. dnia miesiąca następnego. W określonych przypadkach terminy są odmienne.
Fakturę należy wystawić nie później niż:
- do 90. dnia od wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (z wyłączeniem map, magazynów, czasopism drukowanych oraz ulotek), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy (import usług),
- do 60. dnia od dnia wydania towarów – w odniesieniu do dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map, magazynów, czasopism i ulotek); jeżeli umowa przewiduje zwroty wydawnicze – nie później niż do 120. dnia od pierwszego wydania towarów,
- do 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia opakowania zwrotnego objętego kaucją; gdy umowa nie określa terminu zwrotu – nie później niż do 60. dnia od wydania opakowania,
- z upływem terminu płatności – w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej oraz dystrybucji energii (z wyłączeniem usług objętych art. 28b ustawy – import usług).
Jak widać, termin wystawienia faktury VAT zależy od rodzaju czynności oraz specyfiki branży.
Wystawienie faktury przed sprzedażą
Przepisy dopuszczają również możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem sprzedaży. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktura może zostać wystawiona nie wcześniej niż 60 dni przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
- otrzymaniem całości lub części zapłaty przed realizacją świadczenia.
Ograniczenie to nie dotyczy faktur obejmujących usługi lub dostawy o charakterze ciągłym, dla których ustalono następujące po sobie terminy płatności (art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT), w tym m.in. usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostaw mediów (art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT).
Jeżeli w momencie wystawienia faktury nie jest znana data dostawy towaru lub wykonania usługi, podatnik nie ma obowiązku jej wskazywania.
Data sprzedaży na fakturze – obowiązkowy element
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, data sprzedaży (czyli data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi) jest jednym z elementów, które powinna zawierać faktura.
Na dokumencie można stosować zamiennie określenia:
- „data sprzedaży”,
- „data dokonania dostawy”,
- „data wykonania usługi”.
Jeżeli jednak data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, nie ma obowiązku jej odrębnego wskazywania. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 26 czerwca 2014 r., sygn. ITPP3/443-188/14/AT.
Przychód z działalności a obowiązek podatkowy w PIT
W kontekście podatku dochodowego kluczowe znaczenie ma art. 14 ust. 1c ustawy o PIT. Zgodnie z nim, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uznaje się co do zasady dzień:
- wydania rzeczy,
- zbycia prawa majątkowego,
- wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi,
nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.
Wyjątkiem są usługi rozliczane w okresach rozliczeniowych (nie rzadziej niż raz w roku). Wówczas przychód powstaje w ostatnim dniu przyjętego okresu rozliczeniowego (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT).
Obowiązek podatkowy w VAT – kiedy powstaje?
Zakres czynności podlegających opodatkowaniu VAT określa art. 5 ustawy o VAT. Obejmuje on m.in.:
- odpłatną dostawę towarów,
- odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
- eksport i import towarów,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.
Jeżeli jednak przed realizacją świadczenia podatnik otrzyma całość lub część zapłaty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania – w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Podsumowanie
Różnica między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury ma istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego w PIT i VAT.
Co do zasady fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, jednak ustawa o VAT przewiduje liczne wyjątki. Przedsiębiorca powinien również pamiętać o obowiązku wskazania daty sprzedaży na fakturze – chyba że jest ona tożsama z datą wystawienia dokumentu.
Poprawne określenie tych dat pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych, a w kontekście KSeF – także nieprawidłowości formalnych w obrocie elektronicznym. W praktyce warto każdorazowo analizować charakter transakcji i stosować właściwe przepisy ustawy o VAT oraz ustawy o PIT.